第五章 資料工作表的操作

上課內容

實力評量

選擇題

1.在資料表中，我們可利用何種檢視視窗來修改資料工作表的結構及相關的屬性?1.資料工作表視窗2.資料表設計檢視視窗3.樞紐分析表檢視視窗4.樞紐分析圖檢視視窗

2.在資料工作表的列選取鈕上，若該記錄標示為，則表示：1.正在修改中，且尚未存檔2.以修改完畢，且正在存檔，可在此新增一筆記錄4.此列為最後一筆記錄

3.若目前資料表中已經存在5筆記錄，其自動編號欄位的編號為1~5，當我們將第三筆記錄刪除後，再新增一筆記錄時，其編號為：1.3 2.4 3.5 4.6

4.按下列工作表的 鈕，表示：1.移動到最後一筆記錄2.移動到下一筆記錄3.移動到上一筆記錄4.移動到第一筆記錄

5.如下圖所示，若第3筆訂單的書及名稱與第2筆相同，我們可利用那組快速鍵將其內容複製下來?1.Alt+,2.Shift+,3.Ctrl+,4.Tab+,

6.若將某一個欄位凍結後，再取消凍結，則該欄位的位置會有什麼改變?1.保持在最左邊，且不能移動2.回復到原來的位置，但可移動3.保持在最左邊，但可移動4.回復到原來的位置，且不能移動

7.若希望某個欄位在捲動資料工作表視窗時，能保持不動，可將該欄位設定為：1.主索引2.凍結欄位3.移動至最左邊4.隱藏欄位

8.直接利用滑鼠在欄選取器的右邊界雙按，即可將該欄位調整為：1.標準寬度2.最適欄寬3.最小欄寬4.平均欄寬

填充題

1. Esc鍵。

2. F2鍵，← →鍵。

3.記錄。

4.客戶名稱，單價，數量。

問答題

1.請問凍結欄位有何好處?

當資料表的欄位非常多時，在左右捲動視窗的內容時，總是會有資料被捲出視窗而無法看到，Access可以將一個或多個重要的欄位凍結起來，被凍結的欄位將會被移到最左邊，在左右捲動欄位時，該欄位會永遠保持在最左邊的位置。

2.請簡述隱藏欄位的3種方法?

1.將欄寬縮小為0。

2.執行隱藏欄命令。

3.執行取消隱藏欄命令。

實作題

 以Ctrl+來新增

歸還欄位移到最右邊

移除11-13筆的紀錄

欄位寬度設定為15

儲存格效果設定為下陷

字型顏色設定為綠色

凍結客戶名稱及租借影片欄位

將客戶地址及電話欄位隱藏起來

顯示所有凍結集隱藏欄位

 搶答時間：

1.資料表的設計檢視視窗與資料工作表視窗各有什麼功用?當我們要設定欄位的屬性時，必須要在哪一種檢視視窗下操作?

 

設計檢視視窗新增、修改及刪除欄位和屬性，資料工作表視窗輸入資料。

 

設計檢視視窗

設計檢視視窗新增修改及刪除欄位和其屬性。
資料工作表檢視視窗：用來檢視或編輯資料表的資料。
還有樞紐分析表檢視和樞紐分析圖檢視共以上4種視窗。

使用SHIFT鍵可以讓我們一次選起多筆記錄或多個欄位已進行刪除。

列高欄寬命令皆可以調整儲存格的高度及寬度。

當視窗無法完全顯示所有欄位或記錄的內容時，便會出現水平或垂直捲動軸以便操作。

第三章 Access資料庫物件的關係

內容整理

Access下列六種物件：資料表、查詢、表單、報表、巨集、模組。

1.資料表(Table)

資料庫是一群有組織的資料集合，而Access的資料庫檔案便是利用資料表來儲存這些資料。將所有的欄位組合起來的資料，便成為一筆記錄(record)；再集合所有記錄，一個資料表便出現了。

2.查詢(Query)

資料庫除了可以儲存資料外，它還可因應使用者的需求，萃取出有用的資訊，這就是查詢(query)的功用。Access的查詢功能，可將您常用的查詢條件儲存起來，往後每次查詢條件相同時，只要開啟儲存過的查詢即可得到結果。查詢可以針對不同的資料表及欄位，整合後加以運算，以取得所需的資訊。

3.表單(Form)

Access資料庫裡的表單物件，可以看做是我們日常所見的各種表格，例如：請購單、申請單...等等。這些表格的目的是要提供一個標準化的輸入或檢視介面，讓使用者能夠在最舒服的環境下輸入或查閱資料。

4.報表(Report)

Access萃取出的資料結果，除了可以經由螢幕輸出成資料表、表單及資料頁外，另外就是將結果經過處理後列印成報表，也可以做成郵寄標籤。

5.巨集(Macro)

Access除了可以完成資料庫檔案的資料表、表單、報表、查詢、資料頁等物件的設計，也能夠藉由自行設計的介面，直接執行或開啟特定的輸入表單、資料表，這時可以將這些操作程序組合成巨集，以便往後呼叫使用。Access有56個巨集指令。

6.模組(Module)

模組其實就是所謂的"程式"。雖然Access定位在應用程式，不需寫任何程式便可滿足使用者的一般需求，但是針對較為複雜或特定的需求時，仍可藉由程式來完成，諸如：自行定義函數(Function)、程序(Procedure)等等。

 

實力評量

選擇題

1.在Access中，所有的資料都是儲存在何處? 1.資料表 2.表單 3.模組 4.查詢

2.下列關於查詢物件的敘述，何者正確? 1.查詢物件中儲存的就是我們設定的查詢條件 2.查詢物件其實是資料篩選後另外存成資料表 3.查詢的對象僅限於資料表 4.以上皆非

3.下列關於表單物件的敘述，何者正確? 1.表單物件可以將資料經過重新整理排序後，列印出來 2.表單可以製作各類統計圖、樞紐分析表等 3.我們可以將表單視為一種符合特定查詢條件的虛擬資料表 4.表單可以將一連串的操作指令組合，一步一步執行

4.我們可在Access的何種物件儲存VBA程式? 1.資料表 2.查詢 3.模組 4.群組

5.下列有關群組功能的敘述何者錯誤? 1.我們可以自行新增群組 2.可讓我們更方便管理資料庫的物件 3.我們將資料庫物件拖曳到群組中，其實就是將該物件複製到群組 4.以上皆錯誤

填充題

1.假設我們要建立一個內容為客戶資料的資料庫檔案，首先要做的就是將要儲存的資料依其性質分類，設計出各欄位，例如：姓名、地址、電話..等，將同一列的資料組合，便成一筆完整的記錄，再將其集合起來，即可稱為客戶資料表。

2.在Access的資料庫中，真正儲存資料的地方是資料表，如果想要設立條件來尋找資料，可以建立查詢。另外，我們還可以利用資料庫中的表單來建立一人性化的操作介面。

3.為了能夠更方便管理及組織資料庫中的物件，我們可以將不同物件集合到群組中，省去逐一尋找的麻煩。

4.我們可以把資料表或查詢中的資料，經過統計、整理或運算後，製作成報表物件列印出來。

5.我們可以利用巨集物件，執行一連串的巨集指令來簡化操作。

6.Access資料庫中的表單可將資料數值轉為各類的統計圖表，而報表物件可列印郵寄標籤。

問答題

1.Access資料庫包含了哪些物件?

(1)資料表

(2)查詢

(3)表單

(4)報表

(5)巨集

(6)模組

2.續上題，為何我們稱它們為物件，而不稱為檔案?

因為Access是將所有的物件都放在同一個資料庫檔案中，因此稱為物件而不是檔案。

搶答時間

1.  請試著說明巨集和模組的差異?

巨集簡單學，不必寫程式，非常適合一般使用者使用；模組複雜、功能強大，適合專業人士使用。

第二章 Access操作環境介紹

內容整理

啟動Access

1.建立一個新的空白資料庫

2.剛才的步驟所建立好的資料庫檔案

3.開啟既有的資料庫

實力評量

選擇題
1.在Access2007中建立的資料庫檔案，其預設的副檔名為： 1..docx 2..xlsx 3..mdbx 4..accdb

2.按Office按鈕紐拉下功能表後，若不想任何命令，可按哪個按鈕收起功能表? 1.Enter 2.Del 3.Esc 4.F1

3. Access的標題列通常會顯示： 1.資料庫名稱 2.操作命令的按鈕 3.目前工作的狀態 4.物件名稱

4.功能區的功用是： 1.列出資料庫中的物件 2.集合所有操作命令，以工具鈕形式列出 3.列出曾經開啟的資料庫列表 4.條列出所有使用上的問題及解答

5.在Access中，若不清楚某個工具鈕的用途時，可利用哪個按鈕來查詢?
關閉 2.說明 3.開啟資料夾 4.OFFICE按鈕

6.請問下列各版本的Access程式，對資料庫檔案格式相容性最低的是 1.Access2007 2.Access2002 3.Access2003 4.Access2000

填充題

1.請填入下圖所指的各區的名稱：

(A)標題列

(B)快速存取工作列

(C)功能區

(D)功能窗格

2.Access2007預設採用Access2007檔案格式，其副檔名為.accdb。

問答題

1.請簡述功能窗格的功用為何?

  功能窗格在預設會顯示資料表相關的物件例如：資料表、查詢、表單、報表、巨集、模組等，我們可以更改顯示的項目，將所有的物件都列出。

2.請簡述在何種依據下，適合採用Access2007的檔案格式。

(1)大家都使用Access2007

(2)全面採用Office2007，則可藉由Office各軟體的高度整合，提高工作效率

(3)需要使用Access2007的新功能，例如：新的附件資料類型、透過Outlook

   進行資料蒐集的工作、使用Access2007的線上資料庫範本...等。

搶答時間：

1.當我們第3次建立新的資料庫，若採用Access預設的檔案名稱，則該資料庫的名稱為何?

Database3   因為老師有教，課本有寫。

2.試著說明Access的功能窗格和功能區的功用為何?

讓使用者更方便找尋到且使用需要用到的功能，功能窗格預設會顯示資料表相關的物件，我們可以更改顯示的項目，將所有的物件都會列出。

3.請分別在Access的功能窗格與功能區上按滑鼠右扭，開起快顯功能表，看看兩者的命令是否相同?

不相同，剛剛試過了。

4.當公司的Access資料庫管理系統有三種版本Access2000 Access2002-2003 及Access2007時，我們的檔案格式要採用哪一種才可以確保資料在各版本間流通?

 

要採用Access2000，因為版本最舊可以在其他的版本中執行

第一章 認識資料庫系統

內容整理：
1-1
資料庫系統大致包含三部份：資料庫、資料庫管理系統、應用程式。
資料庫系統的使用者：資料庫設計者、資料庫管理者、應用程式設計者、一般使用者。

1-2
資料庫的類型又分為階層式資料庫、網狀式資料庫、關聯式資料庫、物件導向資料庫。

1-3
資料庫系統的處理架構依照組織的規模、資料量的多寡、使用人數及軟硬體的設備等條件來考量，常見的有4種架構：單機架構、大型主機/終端機架構、主從式架構、分散式架構。

1-4
資料庫管理系統所應具備的基本功能：資料定義、資料處理、資料安全、資料備份

實力評量：

選擇題

1.下列何者不屬於資料庫系統的一部分?1.資料庫2.資料庫管理系統3.資料庫使用者4.應用程式

2.資料庫系統中的哪一種使用者要負責撰寫使用者操作介面?1.資料庫設計者2.資料庫管理者3.應用設計程式者4.一般使用者

3.以下何者非使用資料庫的優點?1.減少資料的重複性2.強化資料的保密性及安全性3.減少儲存資料的空間4.不需專人管理及維護資料庫

4.將資料以表格的方式儲存，並利用表格之間的關聯來查詢相關資料。是屬於何種架構的資料庫?1.階層式資料庫2.關聯式資料庫3.表格式資料庫4.物件導向資料庫

5.何種資料庫架構是將管理及存取資料的工作集中由大型主機管理，使用者端並無任何處理的能力，只能從大型主機中取得?1.單機架構2.主從式架構3.分散式架構4.大型主機/終端機架構

6.請問下列敘述何者正確?1.資料庫系統是經過整理好的資料集合，也就是儲存資料的地方2.一個資料庫系統只能有一個資料庫3.應用程式事者管理資料庫的軟體，它們負責使用者與資料庫之間的溝通4.應用程式必須透過資料庫管理系統，來存取及管理資料庫內的資料

7.下列何者非資料庫管理系統應具備的基本功能?1.資料定義2.資料處理3.儲存資料4.維護效能

填充題

1.在資料庫系統的使用者中，通常我們會將設計好的資料庫系統交由資料庫管理者管理，而

    利用資料庫查詢的人，我們稱為一般使用者。

2.在關聯式資料庫中，我們會將資料儲存在表格，而這些表格稱為資料表(Table)。

3.資料庫管理系統為管理資料庫的軟體；而應用程式則為自行開發的操作介面，必須透過前

   向來存取及管理資料庫類的資料。

4.物件導向式資料庫架構是以物件為導向的方式來設計資料庫，其中包含了物件的屬性、方法、類別及繼承等特性。

5.就資料庫中資料的儲存架構來看，資料庫大致可分哪四種類型：單機架構、大型主機/終端機架構、主從式架構、分散式架構。

問答題

1.試說明何謂資料庫系統?包含哪些部分?

  

   1.資料庫是電腦化的資料儲存系統，使用者透過各種應用程式來存取其中的資料

   2.資料庫、資料庫管理系統與應用程式三個部分

2.請列舉始用資料庫系統的優點。

   

  1.利用電腦方便資料儲存及管理

  2.減少人力及空間的浪費
  3.迅速即時提供使用者所需資料，降低公司成本 
  4.能集中管理公司所有資料，設定使用者權限，加強資料保密性及安全性
  5.減少資料重複性，提高資料的一致性

搶答時間：請試著說明資料庫、資料庫系統、資料庫管理系統的關係。

資料庫系統是由資料庫、資料庫管理系統以及應用程式組成的，資料庫管理系統是指管理資料庫的軟體，是負責使用者與資料庫之間的溝通，資料庫是儲存資料的地方，一個資料庫系統中可以有多個資料庫。

第四章習題練習

內容整理：

在Access2007的資料庫中，資料的類型可以細分為11種類型。

文字、備忘數字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE物件、超連結、附件、查閱精靈，依據個資料的形態來選擇適合的類型。

索引欄位的設定值有否、是(可重複)、是(不可重複)

日期欄位預設以通用日期表示，我們可用下面的方式修改成自己要的顯示方式，如果你的列視窗欄中顯示的都是西曆格式，你可以執行開始控制台，選擇時鐘語言和區域圖示，在地區及語言選項交談窗中的格式頁次按下自訂這個格式鈕來設定。

單價欄位的資料是貨幣類型，數量欄的話就要改成整數。

是否蘭的屬性，可以在預設欄位內輸入No，之後輸入的內容都會預設成No。

索引(index)，是一個系統搜尋或排序記錄的依據。索引也會占用一些硬碟空間，比較理想的方式是將常需要用來搜尋或排序的欄位設定為索引。



實力評量

選擇題

1.若我們要在資料庫中新增一個欄位來儲存同學的姓名，則應該要將資料類型設定為何種類型?(1)查閱精靈(2)文字(3)超連結(4)備忘

2.如果數字資料的範圍介於-100到100之間，則選擇數字類型中哪一種類型較適合?(1)位元組(2)整數(3)長整數(4)小數

3.若要加快資料蒐尋及排定的速度，我們可以在資料表中經常蒐尋或排序的欄位上設定什麼?(1)目錄(2)索引(3)查詢(4)標記

4.下列哪一項不是主鍵的特性?(1)欄位中的每一個值都具有唯一性(2)在意義上要有代表性(3)一個主鍵最多包含20個欄位(4)具有一般索引的功能

5.假設您建立一個資料表，要在其中新增一個電子郵件欄位。當我們雙按該欄位的內容就會自動開啟郵件編輯器，則應該要將該欄位設定為何種資料類型?(1)查閱精靈(2)文字(3)超連結(4)備忘

6.若我們未設定資料表的排序，預設會依照合者的排序順序來排序?(1)主鍵(2)索引(3)查詢(4)目錄

7.用來儲存產品定價的欄位，應設定為哪一種資料類型較適當?(1)自動編號(2)數字(3)貨幣(4)文字

8.若我們要一次將不相鄰的3個欄位設為主鍵，可利用何鍵來輔助選取?(1)Alt(2)Ctrl(3)Tab(4)Space

9.假設資料表中有一個欄位，我們希望在新稱資料時，該欄位能由Access自動幫我們編號，則該設定為何種資料類型?(1)自動編號(2)數字(3)貨幣(4)文字

10.按下工具列的索引鈕，會出現索引交談窗，若將忽略Null的值為”是”，則代表何種意思?(1)索引會忽略該欄位的空值紀錄(2)索引會直接跳錯過該欄位，不予理會(3)索引不會排除此空值紀錄(4)會忽略所有打錯的紀錄

填充題

1.在數字資料類型中，位元組占1Byte，整數占2，長整數占4 Bytes。

2.在資料表設計視窗中。若輸入焦點所在的欄位右方有向下的箭頭，我們可按Al t  + 下鍵來拉出列視窗。然後再利用上下方向鍵來移動到您要的項目。

3.在資料表中，若要將輸入焦點移到下一個欄位。可按Tab或Enter鍵來達成。

4.在日期欄位中，若我們希望不管使用者是輸入西曆或國曆的年代，在資料表上都能顯示為國曆，則將系統的月曆格式設定為中華民國曆。

5.索引是一個系統搜尋或排序記錄的依據。

問答題

1.請列出做為主鍵的2個必要條件。

必須具有唯一性及代表性

2.試說明為何我們一般只會挑選一個欄位當做主鍵?

因為主鍵是做為整筆記錄的代表，必須具有唯一性及代表性。

是否歸還(預設歸還)

姓名(索引鍵設定為可重複)

影片名稱(索引鍵設定為可重複)

出借編號(將出借編號設為主鍵)

歸還日期(改為中華民國曆)

 搶答時間

1.若我們要將通訊錄資料表中設計一個欄位來存放同學的照片，應該要將欄位設定為何種資料類型?

可將欄位設為附件類型。

2.您能分辨出索引和主鍵欄位的區別嗎?試說明它們之間的差異。

索引主要是用來加速資料表中資料的尋找及排序功能，而主鍵是做為整筆記錄的代表，必須具有唯一性及代表性，用來和其他資料表建立關聯。